Como resultado al mandato de seguimiento de la Segunda Cumbre de las Américas, el cual determina a la OEA como la "memoria institucionalizada del proceso" y para otorgar "apoyo técnico al GRIC", el Secretario General creó, en julio de 1998, la Oficina de Seguimiento de Cumbres de la OEA (OSFU) a través del Orden Ejecutivo 98-3.  Esta oficina sirve como memoria institucional y secretaría del proceso de Cumbres de las Américas, coordina el apoyo de la OEA a la implementación de los mandatos de Cumbre, respalda al Presidente del proceso de Cumbres, así como al GRIC, el Consejo Ejecutivo y el Comité Directivo, y preside al Grupo de Trabajo Conjunto, compuesto de la OEA, el Instituto Interamericano de Cooperación para la Agricultura (IICA), el Banco Interamericano de Desarrollo (BID), la Comisión Económica para América Latina y el Caribe (CEPAL), el Banco Mundial, la Comunidad Andina de Fomento (CAF) y el Banco Centroamericano para la Integración Económica (BCIE).  La Oficina también maneja el sitio Web llamado la Red de Información de las Cumbres de las Américas, el cual incluye una sección restringida para uso de los gobiernos y negociadores.  

Secretaría del Proceso de Cumbres 

En la Cumbre de las Américas de Quebec, los Jefes de Estado y de Gobierno reconocieron la función central que la OEA cumple en apoyo al proceso de Cumbres de las Américas, y felicitaron a la Organización por su trabajo como secretaría técnica y memoria institucional de dicho proceso.  Para formalizar esta función, el Secretario General de la OEA firmó la Orden Ejecutiva No. 02-03, el 31 de mayo de 2002, mediante la cual se fortalecen las responsabilidades de la Oficina de Seguimiento de Cumbres y se le cambia el nombre a Secretaría del Proceso de Cumbres.  En este sentido, esta Secretaría continuará coordinando la implementación de los mandatos de la Cumbre en la OEA, y seguirá prestando apoyo a las reuniones ministeriales, sectoriales, al GRIC, a la CEGCI y a los preparativos de la próxima Cumbre de las Américas.  Asimismo, continuará coordinando la participación de la sociedad civil en el proceso de Cumbres y en la OEA.

Las preguntas sobre la Secretaría o los temas de la Cumbre pueden formularse a la: Secretaría del Proceso de Cumbres, Organización de los Estados Americanos, 1889 F Street, NW, Washington DC, 20006, o por medio de un e-mail al: summit-info@oas.org.